Kam jenom ten čas mizí? Mám toho moc, nestíhám! Mantra moderní doby, chtělo by se říci. Pokud patříte mezi jedince, kteří neustále bojují s časem, kmitáte z jedné věci na druhou, odsouváte důležité stranou, nebo se vám nedaří dokončit to, co už si dlouho slibujete, je čas zastavit se! Nyní jsme k tomu dokonce přinuceni, jelikož většina z nás tráví dny na home office. Teď máte ideální příležitost začít efektivně hospodařit s časem a osvojit si základní pravidla time managementu, pomocí kterých se naučíte zvládat své dny s přehledem.
Time management vám pomůže dát si do kupy nejen profesní stránku vašeho života, ale naučí vás vymezit si i více času pro sebe, rodinu a koníčky. Musíte však být nekompromisní a nové návyky postupně zavádět do každodenní praxe, dokud se nestanou zcela přirozenou součástí vašeho života! Pamatujte přitom na to, že odsouvání soukromí na druhou kolej na úkor pracovních povinností, je vždy cestou do pekel. Nadechněte se, jdeme na to.
1. Naučte se vstávat dříve
Jistě už jste nejednou četli o tom, že úspěšní manažeři, lídři a majitelé firem si každý den přivstanou, a právě tento návyk jim k úspěchům dopomáhá. Pokud o sobě víte, že ve vstávání máte rezervy, zkuste s tím něco udělat. Zbytečně neponocujte u sledování seriálů či sjíždění obsahu na sociálních sítích, naučte se chodit dříve do postele, třeba s knížkou, u které se dobře usíná.
A i když se o sobě celý život domníváte, že jste sovy, zkuste vytrvat. Budete sami překvapeni. Zhruba po měsíci si vaše tělo na nový režim zvykne a vstávání kolem šesté hodiny ranní pro vás bude naprostou hračkou. Nejenže každé ráno zvládnete svěží mnohem více práce, do ranních rituálů pak s klidem budete moci zařadit pravidelné fitko či cvičení, pohodovou snídani, četbu ekonomické rubriky vašich oblíbených novin nebo vyřizování e-mailů z předešlého dne. V osm se pak s chutí můžete vrhnout do plánovaných úkolů daného dne.
2. Stanovte si cíle
Základem každého time managementu je stanovení a celková revize životních cílů. Pouze jasně stanovené cíle vás dovedou ke konkrétním výsledkům. A jak si cíle stanovovat? Měly by být měřitelné a uskutečnitelné. Když si budete stanovovat cíle jednoduché, snadno splnitelné a budete postupovat po krůčkách v jejich naplňování, dodá vám to sebedůvěru a podpoří motivaci.
Postupně se tak budete propracovávat k cílům větším, které plánujete dosáhnout v dlouhodobějším horizontu. A co je myšleno tím, že by měly být cíle měřitelné? Pod sdělením „Chci se stát lepším makléřem“ si stěží něco představíte. Jestliže si ale stanovíte, že od dalšího týdne se budete každý den věnovat navolávání klientů a uskutečníte určitý počet hovorů za den, váš cíl už se tím stává měřitelný.
Chcete se zdokonalit v nějakém z cizích jazyků? Naplánujte si na následující půlrok jazykový kurz, který budete navštěvovat jednou týdně a několik minut denně si vymezte čas na procvičování slovíček.
3. Krátkodobé a dlouhodobé hledisko
Velice vám také pomůže, když si ujasníte cíle jak z krátkodobého, tak dlouhodobého hlediska. Kromě cílů denních a týdenních byste se měli zamyslet také nad tím, čeho chcete dosáhnout za rok a čeho v horizontu dalších pěti let. Dlouhodobé cíle jsou velice důležité, protože dávají našemu životu smysl a na krátkodobé cíle logicky navazují. Pomohou nám držet směr a nenechat se zahltit každodenní agendou bez výhledu na budoucnost. Zkuste si cíle sepsat a začít plánovat tak, abyste se k nim postupně přibližovali.
4. Rozdělte si den do bloků
Jedna z nejoblíbenějších metod time managementu. Vezměte si papír a sepište si veškeré činnosti, z nichž se skládá váš den, poté je rozřaďte do jednotlivých kategorií – například koníčky, práce, domácnost, sport, odpočinek, dojíždění… Namalujte si kruh a jednotlivým činnostem vymezte určitou procentuální část, které vám ve dni zaberou.
Nyní se na kruh podívejte a popřemýšlejte o tom, jak vyvážený je váš život? Jsou místa, kde byste měli ubrat a kde naopak přidat? Poté si namalujte kruh nový a kategorie v něm uspořádejte tak, jak byste si přáli, aby váš den vypadal ve skutečnosti. Co je zde jinak? A co pro tento kýžený stav můžete udělat? Začněte na tom pracovat.
5. Plánujte si úkoly a určujte jim priority
Začněte si dělat plány a vše si ihned zapisujte. Ideální je mít rozvrhnutý týdenní plán a poté plán na jednotlivé dny. Plán denních úkolů je vhodné aktualizovat vždy večer před následujícím dnem pracovním. Najděte si způsob, který vám bude nejlépe vyhovovat – můžete používat papírový diář, tabulku v excelu, online kalendář, elektronický úkolník či kombinovat více variant.
Jakmile budete mít seznam hotový, rozdělte si úkoly dle priorit. A na začátku dne nejvíce pozornosti věnujte úkolům prioritním, které musíte dotáhnout. Pak už stačí jen splněné úkoly odškrtávat a radovat se, jak vám to pěkně odsýpá. Pokud budete tuto jednoduchou věc aplikovat každý den, uvidíte sami, jak začnete efektivněji nakládat se svým časem.
6. Práce a pravidlo 60:40
Nic není více frustrující, než když si naplánujete pracovní den a pak půlku činností, které jste chtěli mít v kolonce „splněno“, přesouváte do dne dalšího. A pomalu se tak dostáváte do začarovaného časového kolotoče, který jste si přitom ušili sami na sebe. Jak z toho ven?
Na pracovní úkoly, které plánujete následující den udělat, si vymezte 60 % času, zbylých 40 % si nechte vyhrazených na různé neočekávané události a vyrušení. Pokud tedy pracujete 8 hodin denně, plánujte si práci na 5 hodin, zbylé 3 nechávejte volné pro nečekané záležitosti.
7. Nepříjemné na začátku dne
Máte v plánu úkoly, do kterých se vám nechce, přitom jsou ale důležité? Začněte s nimi hned po ránu. Poté, co usednete k pracovnímu stolu, nerozptylujte se obvyklými „prokrastinačními“ činnostmi, které často děláte jen proto, abyste ještě o chvilinku odsunuli práci nad neoblíbenými činnostmi. Až s nimi skončíte, budete mít lepší den a věnovat se už budete moci jen tomu, co vás baví.
8. Zařaďte si do diáře tichou hodinku
Znáte to, konečně se začnete soustředit a v tu chvíli zazvoní telefon či cinkne neočekávaný e-mail a vy máte pocit, že ho musíte řešit hned. Vymezte si každý den v diáři pro tzv. tichou hodinku. Vypněte okna sociálních sítí a příchozí pošty, na telefonu si nastavte letecký mód nebo režim „nerušit“. Ponořte se do práce, která vyžaduje koncentraci a zapomeňte na okolní svět.
9. Věnujte se koníčkům, vídejte se s přáteli
Každý den dělejte něco, co vás těší, baví, rozvíjí, i kdybyste si na tuto aktivitu měli vymezit jen malou chvilku. Efektivní cvičení, posilování vlastní vahou či protažení těla vám může zabrat jen 20 minut, když ale budete dodržovat pravidelnost, velice rychle pocítíte výsledky.
Zahrňte proto své oblíbené aktivity do denního rozvrhu a přidělte jim stejnou důležitost jako věcem pracovním. Tím může být i pravidelné setkávání s přáteli. Snažte se tyto činnosti neodkládat na druhou kolej, jde přeci o vaši duševní hygienu a zdraví.
10. Věnujte se rodině a naučte se (společně) úplně vypnout
Domluvte se s partnerkou nebo partnerem, že budete mít alespoň jeden den v týdnu povoleno úplně vypnout a na tento den si nebudete plánovat žádné práce, ani domácí. Relax s rodinou, výlety, hraní s dětmi, dobré jídlo, film, knížka, sklenka vína… Dělejte to, co vás nejvíc baví. Užívejte si společně strávené chvíle a načerpejte energii do dalšího pracovního týdne.
